5/2012. (VI. 1.) KEH utasítás a közérdekű adatigénylések teljesítésének eljárási rendjéről

Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény III. Fejezetében foglalt rendelkezések alapján a közérdekű adatigénylések teljesítésének eljárási rendjét az alábbiak szerint állapítom meg.

1. A Köztársasági Elnöki Hivatalnál (a továbbiakban: Hivatal) közérdekű adat iránti igényt szóban (élőszóban, telefonon, a továbbiakban együtt: szóban) és írásban (kézbesített iraton, postai úton, faxon és elektronikus úton, a továbbiakban együtt: írásban) is elő lehet terjeszteni.

2. A szóban előterjesztett adatigénylés elintézése

2.1. A szóban előterjesztett igényt akkor lehet szóban teljesíteni, ha
a) az igényelt adat – a Hivatal honlapján vagy más módon – jogszerűen már nyilvánosságra került;
b) az igényelt adat a Hivatal munkatársainak nevére, beosztására, hivatali elérhetőségére vonatkozik;
c) az igény a köztársasági elnök hatáskörére, az alkalmazott jogszabályokra vonatkozó általános tájékoztatással teljesíthető;
d) az adatigénylés folyamatban lévő ügyekkel kapcsolatban kizárólag általános tájékoztatással teljesíthető, a szóbeli tájékoztatás nem terjedhet ki adott ügyekkel kapcsolatos konkrét tájékoztatásra, értve ez alatt azt is, hogy az adott ügy folyamatban van-e.

2.2. A 2.1. pont szerinti igény szóbeli teljesítésére a Hivatal bármelyik köztisztviselője jogosult, de a c) és a d) pontok alá tartozó esetekben az igényt a Hivatal megfelelő szakértelemmel, illetve információval rendelkező köztisztviselője teljesítheti.

2.3. A szóban előterjesztett, de szóban meg nem válaszolható igényekről feljegyzést kell készíteni. Az ilyen szóbeli igény a kért adat, információ vagy dokumentum írásban történő megküldésével teljesíthető. Az elküldés bizonylatát feljegyzésnek kell tekinteni.
2.4. Ha a szóbeli igény nem teljesíthető, ennek közlése mellett közölni kell az igénylővel, hogy ha igényét továbbra is fenntartja, azt írásban kell előterjesztenie.

3. Az írásban előterjesztett adatigénylés elintézése

3.1. A közérdekű adat iránti írásbeli igényeket az általános iratkezelési és ügyviteli szabályok szerint kell kezelni az alábbi eltérésekkel.

3.2. A szignálás és az iktatás során az iraton, illetve az iktatási adatbázisban a „Közérdekű adatkérés” megjegyzéssel kell feltüntetni, hogy az irat közérdekű adat iránti igényt tartalmaz. Kétség esetén a szignálást megelőzően konzultálni kell a KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatóságával. Más közfeladatot ellátó szerv kezelésében lévő közérdekű adatra vonatkozó igényt írásban, az igénylő egyidejű értesítése mellett az igény beérkezését követően haladéktalanul, de legfeljebb 8 napon belül át kell tenni.

3.3. A közérdekű adat megismerésére irányuló igénynek a Hivatalba érkezését követő legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 15 napon belül kell eleget tenni [Infotv. 29. §] Ha az adatigénylés jelentős terjedelmű, illetve nagyszámú adatra vonatkozik, e határidő egy alkalommal 15 nappal meghosszabbítható. Erről az igénylőt az igény kézhezvételét követő 8 napon belül tájékoztatni kell. Az adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentumrészről, annak tárolási módjától függetlenül, az igénylő másolatot kaphat. A másolat készítéséért – legfeljebb az azzal kapcsolatban felmerült munka- és anyagköltség mértékéig terjedően – költségtérítést kell megállapítani, amelynek összegét az igénylő kérésére előre közölni kell. Ha az a dokumentum vagy dokumentumrész, amelyről az igénylő másolatot igényelt, jelentős terjedelmű, a másolat iránti igényt a költségtérítésnek az igénylő általi megfizetését követő 15 napon belül kell teljesíteni. Arról, hogy a másolatként igényelt dokumentum vagy dokumentumrész jelentős terjedelmű, továbbá a költségtérítés mértékéről, valamint az adatigénylés teljesítésének a másolatkészítést nem igénylő lehetőségeiről az igénylőt az igény kézhezvételét követő 8 napon belül tájékoztatni kell.

A költségtérítés összegének kiszámítását erre irányuló igény alapján a KEH Gazdasági Igazgatósága végzi el – az adatok közlésével érintett szervezeti egység adatai alapján – soron kívül.

4. Amennyiben az igényelt közérdekű adat a Hivatal honlapján már közzétételre került, a válaszban az igénylő figyelmét erre a körülményre fel kell hívni; a közzététel azonban nem mentesít a válaszadási kötelezettség alól.

5. A közérdekű adat megismerése iránti írásbeli igényt, ha az nem teljesíthető 8 napon belül, írásban vagy – ha az igényben elektronikus levelezési címét közölte – elektronikus levélben kell elutasítani. Az elutasítást megelőzően konzultálni kell a KEH Jogi és Alkotmányossági Igazgatóságával. Az elutasítást tartalmazó válasznak az elutasítás indokait, továbbá a jogorvoslatra vonatkozó tájékoztatást – beleértve az eljáró bíróság megnevezését (Fővárosi Törvényszék), valamint a per illetékmentes voltát – is tartalmaznia kell. Az elutasított kérelmekről, valamint az elutasítások indokairól az adatkezelő nyilvántartást vezet, és az abban foglaltakról minden évben január 31-ig tájékoztatja a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot.

6. A jelen utasítást megfelelően alkalmazni kell a közérdekből nyilvános személyes adatokra vonatkozó igények teljesítése esetén is.

7. A közérdekű adatigénylések teljesítésére egyebekben az Infotv. és a Hivatal iratkezelési és ügyviteli szabályait kell alkalmazni.

8. A jelen utasítás 2012. június 2. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg hatályát veszti a közérdekű adatigénylések teljesítésének eljárási rendjéről szóló 2/2011. (I. 25.) KEH utasítás.

Budapest, 2012. június 1.

Haszonicsné dr. Ádám Mária
főigazgató